Справка ф 9 архивная

Правила «Основные правила работы архивов организаций»

Резкие колебания температуры и влажности в хранилища не допускаются. 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

Как принимать к учету электронные билеты?

97 Приложение 48 Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива. Комплектование архива включает: определение источников комплектования архива; определение состава документов, подлежащих приему в архив; организация передачи документов в архив. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения.

Об утверждении правил организации хранения, комплектования

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей проставляются крайние даты документов дела,.е. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13 ) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. В списке фондов (приложение 25 ) к номеру фонда добавляется индекс «Д» Депозит который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе «Примечание» списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ)

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения. 83 Приложение 30 Форма паспорта организации, хранящей документы отраслевого фонда. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33 ) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34 ). Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение.д. Выдача дел во временное пользование.4.1. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Главная - Министерство иностранных дел Российской Федерации

К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения.

Просмотр электронного бюллетеня Коллегии Администрации

92 Приложение 40 Форма акта о технических ошибках в учетных документах. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросу деятельности организации. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов.д. а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения.

Выписка из домовой книги - как и где получить обычную и расширенную

При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее: входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов; копии исходящих документов (отпуски). Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7 ) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Центральный пограничный, архив, фСБ, россии Город Пушкино

Режимы хранения документов Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10 в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. 87 Приложение 35 Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение. При смене руководителя архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 48 ).

Медицинские справки в Туле

Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер. Схема классификации документной информации - письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования. Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру - 9999. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 14 ).

Купить медицинские справки от 500 рублей купить справку

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. 79 Приложение 26 Форма титульного листа реестра описей. Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа. В этих целях рекомендуется: изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища; организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи; проверить дела находящихся рядом фондов; изучить дело фонда - акты. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжении.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.